Les Centres de Documentation dans les établissements français à l’étranger recouvrent des réalités différentes selon l’accueil des publics (primaire, secondaire…), l’historique des lieux, les usages (bibliothèque scolaire, salle polyvalente culturelle, salle de classes, accueil des élèves…). Chaque établissement a ses atouts et également ses perspectives d’amélioration. Afin de gagner en lisibilité, il existe trois documents clefs pour la communication interne d’un centre de documentation
Sommaire
Etablir un diagnostic/ état des lieux
La rédaction d’un diagnostic ou d’un état des lieux permet de faire le point à un moment donné sur les usages, mais aussi sur l’identification du lieu et les priorités à définir. Il peut être réalisé lors de l’arrivée dans un nouvel endroit, mais aussi en début ou en cours d’année. Il s’agit de faire un bilan sur :
- les collections et le fonds documentaire (statistiques, organisation…)
- les usages (fréquentation, prêts, accueil des classes)
- les pratiques (recherche, utilisation de l’informatique, ..)
- les aménagements
Il s ‘agit uniquement de poser des constats et de faire preuve d’objectivité : quels sont les atouts de ce Centre de doc ? qu’est-ce qui pourrait évoluer/ être amélioré ?
Ce document est la première étape vers la réalisation d’un bilan d’activités voire déboucher sur le projet documentaire pour le Centre de Documentation.
Le bilan d’activités
Le bilan d’activités est l’un des documents les plus importants de la gestion d’un centre de documentation. Il s’agit de garder trace des évolutions du fonds documentaire, des événements.
Auteur : M.Decriem
Ce bilan peut prendre plusieurs formes, chacune d’entre elles très efficaces. On peut utiliser :
- une infographie comme l’a présentée Mme FILIOL au Collège Jean Mermoz en 2014-2015
- un support de présentation visuel pour une présentation Lycée International de Los Angeles
- Un bilan écrit
- un album photo commenté…
Ce bilan est bien sûr d’autant plus efficace si on se réfère aux textes réglementaires et on y intègre par exemple les compétences, les parcours… Mais l’existence d’un tel document même simple est très efficace.
Dans un souci de communication avec l‘administration, l’envoi de petits bilans trimestriels avec une liste des actions effectuées peut s’avérer également un élément de dialogue et de légitimation par rapport à l’équipe de direction ou de gestion.
Vers le projet de politique documentaire
L’état des lieux permet d’avoir une vision d’ensemble des fonctionnements du Centre de Documentation y compris dans les relations au cœur de de l’établissement (corps enseignants, élevés, vie scolaire, administration)
Ce document permet d’établir au début de l’année scolaire les perspectives, les objectifs prioritaires. On en changera pas tout en une seule année, mais l’établissement d’axes de travail tant au niveau de la gestion que de l’animation et de l’ouverture culturelle permet de se concentrer sur un chantier à la fois.
Il peut s’agir de changement dans l’aménagement des lieux, la politique d’achat (renouveler le rayon art), les projets pédagogiques et culturels ( organiser une semaine de médias, accueillir des auteurs…)
En formalisant un état des lieux, puis un projet de politique documentaire, on cherche avant tout d’obtenir un instantané du centre de documentation, une mémoire pour les années à venir. Il ne s’agit pas forcément d’en faire un document conséquent, mais en 5-6 pages de résumer à la fois où se situe le Centre de documentation en termes d’usages et de pratiques et aussi de proposer des possibilités d’améliorations, ce qui conduira à une budgétisation, une hiérarchie des besoins et donc à la mise en place d’un « plan d’attaque » pour le Centre de documentation.
Le cercle vertueux de la communication Auteur: M Decriem
Ces documents sont également très importants en terme de lisibilité. Le Centre de Doc est à la fois central et replié sur lui-même : en envoyant un message efficace en début et en fin d’année à l’ensemble des usagers et partenaires, il s’agit de créer un écosystème autour du Centre de Documentation et par là, d’obtenir une identification plus précise du rôle du Centre de Doc et des missions des professeurs documentalistes.
Pour aller plus loin : Padlet Ressources profs-docs : Communiquer
